speedikon FM - Auftragsmanagement & Budgetplanung

Werden Aufgaben extern oder auch intern an eine andere Abteilung übergeben, muss dies in der Regel in Form von Aufträgen geschehen. In speedikon FM ist die Auftragsabwicklung zusammen mit der Budgetplanung in dem Modul Instandhaltung integriert. Damit ist die Auftragsabwicklung in das Maßnahmenmanagement und in den Helpdesk vollständig eingebunden.

Neben den Aufträgen, denen Maßnahmen zugeordnet werden können, werden im Standard Kleinaufträge für eine schnelle Abwicklung von kurzfristigen Arbeiten sowie Abrechnungsaufträge zur Verfügung gestellt. In den Aufträgen sowie Abrechnungsaufträgen werden die erledigten Arbeiten in Form von einzelnen Material- und Tätigkeitspositionen im Rahmen der Auftragsbearbeitung dokumentiert. Die Aufträge werden über verschiedene Stadien und bei Bedarf in verschiedenen Rollen abgearbeitet. Der Abarbeitungsprozess kann dabei an den tatsächlichen Prozess im Unternehmen angepasst werden.

Integrierte Auftragsformulare stehen für jede Auftragsart zum Ausdrucken zur Verfügung, wenn der Prozess nicht vollständig elektronisch abgewickelt werden kann. Für die elektronische Abwicklung werden Genehmigungen und Bearbeitung des Auftrags über Benutzerprofile und statusabhängige Listen gesteuert. Aufträge werden in kaufmännische und organisatorische Strukturen eingebunden, einerseits werden sie einem Budget und einer Kostenstelle zugeordnet, andererseits besitzen sie eine eindeutige Gebäudezuordnung.

Budgetplanung

Budgets werden definiert und hierarchisch in Teil- und Einzelbudgets aufgeteilt. Die Zuordnung der Aufträge findet auf der Ebene der Einzelbudgets statt.

Schon in der Planungsphase des Auftrags werden die Plankosten auf das Budget angerechnet, so dass der Anwender jederzeit einen sehr realistischen Budgetstand hat. Die tatsächlichen Kosten generiert aus eingegebenen Rechnungen werden erst auf das Budget gebucht, wenn sie die Plankosten übersteigen oder der Auftrag abgeschlossen wird. Budgetübersichten und Ist-Soll-Vergleiche auf Auftragsbasis sowie unter­schiedliche Sichten über das Gebäude, den Auftrag­nehmer oder die TGA-Anlage auf die Aufträge sorgen für eine einfache und schnelle Kostenkontrolle und -transparenz auf jeder Ebene des Prozesses.