Schnittstellen & Schnittstellentechnologie

Schnittstellen schaffen Synergieeffekte

Wird ein CAFM-System in einem Unternehmen eingeführt, ist ein kaufmännisches System zumeist schon vorhanden. Das bedeutet, dass eine Reihe von Informationen im kaufmännischen System bereits gepflegt wird, die eventuell auch im Facility Management benötigt werden.

Dies betrifft vor allem Informationen, die zu den Kernaufgaben des kaufmännischen Systems gehören, wie:

• Kostenstellen
• Konten
• Mitarbeiterdaten
• Aufträge
• Budgets 

Ziel des Zusammenspiels und damit des Datenaustauschs zwischen beiden Systemen
ist die Schaffung von Synergieeffekten. Zielsetzung der effizienten Nutzung der gemeinsamen Daten ist:

• Nutzung der Primiärquellen und -daten
• Einsatz und Nutzung der Kernkompetenzen
• Vereinheitlichung der Datenbestände
• Integration in Datenpflegeprozesse des Primärsystems
• Automatisierung des Datenaustauschs
• Kombinierte Auswertungsmöglichkeiten
• Visualisierung der Datenbestände des kaufmännischen Systems 

Schwerpunkt in den meisten Projekten ist das Zusammenspiel zwischen speedikon FM und SAP. Durch den Einsatz von Standardtechnologien sind die grundsätzlichen Prinzipien jedoch auf jedes beliebige kaufmännische System übertragbar. So wird im Folgenden SAP stellvertretend für andere ERP-Systeme wie zum Beispiel Navision, Oracle Finance, kommunale Buchungssysteme stehen.

Es gibt im Bereich der Gebäudewirtschaft viele Prozesse, bei denen Daten und Informationen aus speedikon FM und SAP benötigt werden, um den Prozess effizient abwickeln zu können. In Abhängigkeit von der Organisation muss der Prozess definiert und die Umsetzung mithilfe der Applikationen unterstützt werden. Die Schnittstellen können in dem gleichen Prozess dabei ganz unterschiedlich ausfallen, je nachdem welche Teile des Prozesses im SAP oder speedikon FM abgewickelt werden. Denkbar sind ganz unterschiedliche Szenarien, die von der Organisation und von den Rahmenbedingungen bestimmt werden.

speedikon FM SAP-Schnittstellen

Ein Unternehmen muss jederzeit einen Überblick und eine grafische Kontrolle über die aktuelle Auslastung und Vermietung seiner Gebäude haben. Dabei können diverse Räume und Flächen, die sich an unterschiedlichen Stellen des Gebäudes befinden, grafisch als ein Mietobjekt dargestellt werden und gemeinsam vermietet werden. Die grafische Orientierung in den Gebäuden ist für solche Aufgaben unverzichtbar.

Die Integration von SAP-Daten aus SAP RE in speedikon FM ermöglicht die grafische Visualisierung der alphanumerischen SAP-Datenbestände, wie Mietflächen und Mieteinheiten. Mieter und Mietverträge werden in SAP angelegt und verwaltet, speedikon FM visualisiert die Raumbelegung und übergibt aktuelle Flächeninformationen an SAP.

Besonders interessant sind Online-Schnittstellen auch im Zusammenhang mit der Instandhaltung. Dort werden Maßnahmen oder auch technische Aufträge mit SAP-Aufträgen verknüpft, wobei eine Reihe von Informationen in dem jeweils anderen System abgefragt oder auch übertragen werden kann. Die Online-Schnittstelle geht sogar soweit, dass Aufträge im SAP über eine Funktion in speedikon FM angelegt werden.

Neben den oben beschriebenen Online-Schnittstellen stehen eine Reihe standardisierter Offline-Schnittstellen zu SAP zur Verfügung, die über Batch-Routinen automatisiert für den regelmäßigen Datenaustausch mit SAP verwendet werden. Dabei werden mit verschiedenen SAP-Modulen Daten in beide Richtungen ausgetauscht. Kostenstellen, Organisationseinheiten, Personaldaten, Konten werden aus SAP übernommen, Sollstellungen aus dem Mietmanagement, aus der Raumreservierung, aus der Instandhaltung werden an SAP übergeben.

Schnittstellentechnologien

Alle Schnittstellentechnologien funktionieren bi­direktional - aus speedikon FM und SAP können jeweils Daten exportiert und in das jeweils andere System importiert werden. So können Funktionen in SAP, Aktionen in speedikon FM auslösen und Funktionen in speedikon FM, Aktionen in SAP.

Offline-Schnittstellen

Für Offline-Schnittstellen können zwei verschiedene Typen von Schnittstellen verwendet werden:

• Dateischnittstelle
• Datenbankschnittstelle

Am häufigsten werden in den Projekten Dateischnitt-stellen verwendet, dabei werden aus dem einen System Daten in einem festgelegten Format als ASCII-Datei zur Verfügung gestellt, die in das andere System importiert werden. Klassische Dateiformate für Offline-Schnittstellen sind txt- oder csv-Dateien. Sie können jederzeit manuell ausgeführt werden. Eine Automatisierung erfolgt häufig über Batch-Dateien, deren zeitlich Steuerung über den Windows-Scheduler erfolgt. Bei einer Datenbank-Schnittstelle werden die Daten in speziellen Tabellen bereitgestellt. Liegt die Austauschtabelle in speedikon FM, wird diese Tabelle durch eine Funktion in SAP regelmäßig mit aktuellen Daten gefüllt. Über einen Scheduler-Job in speedikon FM werden diese Daten mit den vorhandenen Daten abgeglichen.

Webservices

Webservices sind innovative Schnittstellen, die flexibel und sicher für den Austausch von Daten zwischen Systemen verwendet werden können. Webservices werden von Komponenten innerhalb des einen Systems aufgerufen und lösen Aktionen in dem anderen System aus. Ein Webservice kann Daten liefern oder holen, dabei kann es sich um einen einzelnen Datensatz (z.B. beim Anlegen eines Auftrags) oder auch um große Mengen von Daten (z.B. beim Kostenstellenabgleich) handeln. In beiden Systemen werden dabei gesicherte Standard­Mechanismen verwendet, um die Daten bereit zu stellen und zu verarbeiten. Der Webservice liefert immer eine Information zurück, ob die Funktion im anderen System erfolgreich ausgeführt wurde.

Grundsätzlich können folgende Funktionen über Webservices ausgeführt werden:

• Anlegen von Objekten
• Abruf von Informationen eines Einzelobjektes
• Bearbeiten von Merkmalen eines Einzelobjektes
• Abruf von Listen
• Löschen von Objekten
• Zuordnen uns Trennen von Objekten  

Der sichere Zugriff auf die Daten des anderen Systems wird dadurch gewährleistet, dass die Authentifizierung an dem System getrennt von der Ausführung der eigentlichen Funktion stattfindet. Ohne erfolgreiche Anmeldung kann kein Datenaustausch erfolgen. Der Vorteil dieser Methode ist, dass jederzeit online aktuelle Daten bereit gestellt werden können, sobald eine Information in dem einen System eingegeben wurde, steht sie in dem anderen System zur Verfügung.