speedikon SP - Besucherregistrierung

Aus Sicherheitsgründen wird es für Unternehmen immer wichtiger zu wissen, wer sich zu bestimmten Zeitpunkten im Unternehmen aufhält. Dabei interessieren weniger die eigenen Mitarbeiter, die hinsichtlich der Sicherheitsvorkehrungen instruiert sind und wissen, wie sie sich im Gefahrenfall verhalten müssen. Interessanter sind die Informationen, welche externen Personen mit welchen Berechtigungen sich in den Gebäuden aufhalten.

Die speedikon FM AG hat mit der Besucher­registrierung ein Modul entwickelt, mit dem der Besucherstrom effizient verwaltet werden kann. Das Modul hat sowohl windows- wie auch webbasierte Oberflächen, über die verschiedene Aufgaben wahrgenommen werden können. Dabei wird die windowsbasierte Oberfläche im Wesentlichen für administrative Aufgaben verwendet. Über Benutzerprofile wird gesteuert, welche Rolle ein Mitarbeiter in der Besucherregistrierung wahrnimmt und welche Funktionen er zur Verfügung hat. In der Rolle des normalen Benutzers kann jeder Mitarbeiter im Unternehmen einen Besucher voranmelden.

Bei der Dateneingabe wird neben dem geplanten Besuchsdatum erfasst, zu welchem Mitarbeiter der Besucher möchte und wie lange er voraussichtlich im Haus ist. War der Besucher bereits im Haus und über das System angemeldet, können seine Daten aus der vorherigen Anmeldung übernommen werden. Der Empfang kann in der Übersicht aller vorangemeldeten Besucher die tatsächliche Anmeldung durchführen, dabei wird das Datum der Ankunft erfasst sowie in der Regel ein Besucherausweis erstellt. Ist ein Besucher nicht vorangemeldet, kann der Empfang eine Anmeldung anlegen und mit den Daten des Besuchers füllen. Über die Liste aller angemeldeten Besucher weiß der Empfang jederzeit, welche externen Personen im Haus sind. Die Abmeldung erfolgt über das Setzen des Datums, wann der Besucher das Haus verlassen hat.

Meldet sich ein Besucher nicht ab, kann der Empfang mit dem besuchten Mitarbeiter Kontakt aufnehmen und den Verbleib des Besuchers klären. Von jedem Besucher ist so bekannt, wann er das Haus betreten und verlassen hat und wo er sich in der Zwischenzeit aufgehalten hat. Im Notfall ist jede Person im Haus auffindbar und kann erreicht werden.