speedikon SP - Helpdesk

Im Facility Management steht die Vereinfachung der Workflows und die verbesserte Kommunikation an erster Stelle, wenn Prozesse effizienter gestaltet werden sollen. Die Bearbeitung von Störungsmeldungen ist ein Prozess, der mit einfachen Mitteln optimiert werden kann.

speedikon SP Helpdesk ist ein webbasiertes Servicemodul, das die Kommunikation verbessert und den Prozess der Störungsmeldung und –behebung optimiert. Den Benutzern werden rollenspezifisch unterschiedliche Benutzeroberflächen zur Verfügung gestellt. Der normale Anwender, jeder Mitarbeiter im Unternehmen, kann eine Störungsmeldung aufgeben und für seine eigenen Meldungen den Status abfragen. Um die Weiterleitung der Meldung zu automatisieren, wird gebäudespezifisch festgelegt, welcher Mitarbeiter für welche Meldungsart zuständig ist. Der zuständige Koordinator nimmt die Störungsmeldung entgegen und kümmert sich um die Behebung. Bei Bedarf erstellt er eine Instandhaltungsmaßnahme oder einen Auftrag, wenn die Störungsbehebung nur extern erfolgen kann. In dem Modul speedikon FM Instandhaltung stehen Funktionen für die Weiterverarbeitung der Meldung zur Verfügung.

Der Koordinator hat eine Übersicht über die ihm zugeordneten Störungsmeldungen und deren Status, er kontrolliert die Zeit, in der eine Störung behoben wurde und benachrichtigt den Melder bei Verzögerungen. Er ordnet die Störungsmeldung gegebenenfalls einer konkreten technischen Anlage zu. Sobald die Störung behoben ist, dokumentiert der Koordinator die Störungsbehebung und schließt die Meldung ab. Der Administrator hat die Übersicht über alle Meldungen, insbesondere auch über Meldungen, die über den Automatismus nicht zugeordnet werden konnten, diese kann er einer Zuständigkeit zuordnen. Daneben ist seine Aufgabe die Kontrolle und Archivierung der abgeschlossenen Meldungen.

Auswertung und Controlling

Die Übersichten über die Störungsmeldungen lassen sich nach den unterschiedlichsten Kriterien selektieren, so dass der Administrator sofort sieht, wie viele Störungen in einem Zeitraum eingegangen und welche Anlagen besonders störungsanfällig sind, daher ausgetauscht werden müssen. Er erkennt, wie lange die ausführenden Abteilungen oder Dienstleister für die Behebung der Störung benötigt haben und kann so Aussagen über die Qualität von Dienstleistern treffen.