speedikon FM - Vertrags- & Dokumentenmanagement

Im Rahmen der Immobilienverwaltung muss eine Flut von Dokumenten wie Pläne, Verträge, Protokolle, Checklisten und Auswertungen verwaltet werden. Um diese Dokumente einfach und schnell wieder zu finden, wird ein Werkzeug benötigt, mit dem Dokumente strukturiert abgelegt werden können.

speedikon FM Vertrags- und Dokumentenmanagement ist ein einfaches und leistungsstarkes Werkzeug, mit dem beliebige Dokumente und Dokumenttypen strukturiert verwaltet werden. Damit ist der Überblick über große Informationsmengen gewährleistet. Die Dokumente werden einem oder mehreren Objekten sowie unterschiedlichsten Prozessdaten zugeordnet, so dass sie aus unterschiedlichsten Zusammenhängen heraus wieder gefunden werden können. Auf die Dokumente wird entweder objekt- oder prozessgesteuert zugegriffen.

Die Dokumente werden mit zusätzlichen Attributen versehen, die zum einen das Dokument charakterisieren, zum anderen als Suchkriterien verwendet werden können. Bei speziellen Dokumenttypen wie Verträgen werden zusätzliche Eingabemasken erzeugt, in denen unter anderem auch Termine und Fristen von Verträgen dokumentiert werden. Diese Termine sind die Basis für Terminchecks. Eine einfache Methode zur Verknüpfung von Objekten und Prozessen mit Dateien bieten die Anhänge. Hierbei werden Dateien mit beliebigen Formaten ohne zusätzliche Attributierung mit dem Objekt verknüpft.

Durch die Integration in die Suchmaschine lassen sich die Dokumente in thematischen Zusammenhängen einfach und schnell finden. Der Arbeitsprozess wird insgesamt optimiert, da die Dokumente selbst sowie Vertragsinformationen im Rahmen der Abwicklung einfach abgerufen werden können. Mit dem Modul speedikon FM Vertragsmanagement plus kann das Vertrags- und Dokumentenmanagement erweitert werden. Damit werden ca. 20 verschiedene Vertragstypen mit spezialisierten Merkmalen zur Verfügung gestellt.